일 처리가 빠른 사람들의 시간 관리 비밀

일처리가 빠른 사람은 ‘바쁘다’고 하지 않는다
당신은 일처리가 빠른 사람인가? 아니면 손발만 바쁘고 일정을 자주 미루면서 성과는 제대로 못 내는 사람인가? 회사 업무든 집안일이든 열심히 하는 것도 중요하지만 잘하는 것이 더 중요하다. 들이는 시간보다 일의 성과를 훨씬 잘 내는 것, ‘일처리가 빠르고 확실한 사람’이라고 평가받는 것은 누구나의 바람이다.

당신은 바쁠 때 어떻게 행동했는지 떠올려 보라. 시간은 촉박한데 책임이 막중한 프로젝트부터 해도 티 안 나는 잡무까지 뒤섞여 허둥지둥하지는 않았는가? “너무 바빠요.”, “시간을 좀 더 주시면 안 될까요?”, “내일 야근하면 되지.” 같은 말을 자주 하며 누구보다 지쳐 있지는 않은가?

일처리가 빠른 사람은 바쁠 때일수록 ‘바쁘다’고 말하지도, 생각하지도 않는다. 대신 자기가 해야 할 일의 중요도와 급한 정도를 따져 효율적으로 움직인다. 왜냐하면 자기에게 남은 수명 시간, 노동 시간에 비해 턱없이 적은 연봉을 생각하면 지지부진할 시간이 없기 때문이다. 당신도 현재 시급과 인생 시급을 계산해 보자.

• 현재의 시급=현재 연 수입÷현재의 연간 노동 시간
• 이상적인 인생 시급=이상적인 연 수입÷이상적인 연간 노동 시간

현재 당신이 받는 시급과 받고 싶은 시급의 차이를 보면, 한정된 인생에 들이닥치는 수많은 일을 어떻게 처리해야 할지 고민될 것이다. 또 자신이 정한 이상적인 인생 시급을 받기 위해서는 어떻게 해야 할지 궁금할 것이다. 가장 확실한 방법은 한 번뿐인 귀한 인생에 사명감을 가지고 시간 사용 방법부터 바꿔야 한다.

일처리가 빠른 사람의 시간 관리 비밀
일본의 경영 컨설턴트 겸 경제 평론가인 오마에 겐이치는 이렇게 말했다.

“인간이 바뀌는 방법은 세 가지뿐이다. 첫 번째는 시간 배분을 바꾼다. 두 번째는 사는 장소를 바꾼다. 세 번째는 어울리는 사람을 바꾼다. 이 중 하나만 선택한다면 시간 배분을 바꾸는 것이 가장 효과적이다.”

현재 시간 생산성 향성 컨설턴트로 활동하는 저자는 몰디브에서 쓰나미에 휩쓸렸다가 기적적으로 구조됐다. 그는 인생을 두 번 사는 마음으로 다니던 회사에서 독립해 사업을 시작했는데 흥망성쇠를 모두 겪으며 인생의 방향과 비전을 끊임없이 되새겼다. 저자는 사업을 일으키기 위해 그동안 성공한 기업인과 영업왕들을 만나며 시간 관리 비법을 정리했다.

시간을 관리하며 성공한 사람들의 공통점은 모두가 자기 인생에 사명감을 가지고 살며, 중요한 일을 구조화해 주어진 시간 내에 처리했다는 것이다. 일처리가 빠른 사람들은 일정을 짜기 전에 앞으로 맡은 일에서 어떤 방식으로 목표를 달성할지 전략을 짜는 데 절대적인 시간을 쓴다. 업무의 큰 그림을 그리는 것이다. 일정은 계획을 짜는 날부터가 아니라 ‘목표 달성일을 기준’으로 거꾸로 계산해서 짠다.

말만 쉽고 행동으로 옮기기에는 어려운 시간 관리는 끊임없이 스스로 동기 부여를 해야 가능하다. 그래서 연간, 월간, 주간, 일간 일정을 짜기 전에 왜 시간을 효율적으로 쓰고, 일을 빨리 처리해야 하는지 목적을 찾는 것이 중요하다. 이 책에는 ‘당신의 꿈을 언어화하는 열정 테스트’와 ‘당신의 사명을 언어화하는 사명감 테스트’가 있다. 인생에서 가장 중요하게 생각하고 이뤄야 할 일들을 마음에 새기면 목표를 이루기 위해 업무든 집안일이든 중요한 순서대로 하게 된다.

어떤 일이든 쉽고 여유롭게 처리하는 사람이 되는 책
어떤 일이든 쉽고 여유롭게 처리하려면 어떤 일부터 해야 하는지 정확히 파악해야 한다. 우선순위를 매기는 것이다. 방법은 ‘아주 보통의 일주일’ 동안 자기가 무엇을 했는지 아주 작은 일까지 적은 다음, 네 유형으로 나눈다.

Ⅰ 긴급하고 중요한 일
Ⅱ 긴급하지 않지만 중요한 일
Ⅲ 긴급하지만 중요하지 않은 일
Ⅳ 긴급하지도, 중요하지도 않은 일

여기에서 가장 중요한 영역은 ‘긴급하지 않지만 중요한 일’이다. 일처리가 빠른 사람들은 이 영역에 속하는 일을 가장 먼저 처리해서 결과적으로 큰 성과를 낸다. 이런 사람들은 자기가 해야 할 중요한 일에만 전념하기 위해 다른 영역의 일을 Ⅱ 영역으로 바꾸거나 굳이 안 해도 되는 일을 구분하고 걸러낸다. 그래서 항상 여유로우면서 큰일을 척척 해내는 일 잘하는 사람이 되는 것이다.

이 책은 처음부터 끝까지 시간을 어떻게 생각해야 하는지, 시간은 어떻게 관리해야 하는지, 업무는 어떻게 구분하고 처리해야 하는지, 그러면서 다른 사람들과 함께 일의 능률과 성과를 함께 올리는 방법을 하나하나 설명한다. 또한 목표 달성표, 시간표, 목표 달성 습관화 작성표, 시간 관리 매트릭스, 목표 달성 시나리오, 목표 달성 만다라 등 시간을 관리하는 데 끊임없이 동기를 부여할 수 있도록 다양한 도구를 제공한다.

시간은 지나가면 사라지는 소비재가 아니다. 목표를 달성하기 위해 미래를 계획하고 효율적으로 배분하는 투자재다. 그동안 시간을 계획 없이 흘려보냈다면 지금부터는 사명감을 가지고 살 수 있도록, 바쁜 데 비해 업무는 제대로 처리하지 못했다면 업무 능력을 높이 평가받도록, 빡빡한 일정에 휘둘렸다면 일을 쉽고 여유롭게 처리하도록 이 책에서 모든 비밀을 안내할 것이다.