보고서 작성과 보고 불변의 법칙

보고서 작성과 성공적인 보고를 위한 3가지 원칙

직장생활을 시작하면 일과 중 긴 시간을 보고를 준비하는데 보낸다. 상사에게 보고하는 시간은 오래 걸리지 않더라도 보고서를 구상하고 작성하는데 상당한 시간이 걸린다. 오랜 시간과 노력을 들여서 보고서를 완성했더라도 보고의 원칙을 지키지 않으면 내용이 아무리 좋아도 원활한 커뮤니케이션이 이루어지지 않는 경우가 많다.
보고서를 아무리 잘 작성해도 말도 안 되는 논리로 우기는 상사 앞에서는 제대로 된 보고가 이루어질리 없다. 부하직원 의견을 묵살하거나 안되는 일도 무조건 하라고 우기는 상사, 일관성 없이 지시가 바뀌는 상사, 권위적인 상사, 업무와 관련된 전문성이 없는 상사에게 보고할 때도 마찬가지다.

이 책은 직장생활을 하면서 수많은 질타와 재작성을 요청하는 '상사'들에 대한 고민으로부터 출발한다. 실무만 잘 한다고 직장에서 인정받는 것은 아니다. 자신이 처리한 업무를 얼마나 먼저, 제때, 자주, 정확하게 상사의 입장에 맞춰서 보고하느냐가 인정받는 직장인이 되기 위한 중요한 요소다.
보고를 잘 하려면, 우선 상사에 대한 인식을 바꿔야 한다. 보고를 받는 상사들은 신입사원부터 시작해서 지금의 자리에 오르기까지 많은 시간을 보냈고 여러 상사들을 거쳐 왔다. 상사들은 부하직원들을 괴롭히려고 하는 것이 아니라 하루 빨리 성과를 내는 구성원이 되게 하기 위해서 도와주고 싶은 열정이 가득하다는 사실을 알아야 한다. 상사는 참고 또 참으면서 부하직원의 보고를 기다린다. 지시한 내용과 전혀 상관없는 보고를 하는 직원들을 보면서 상사들은 인내한다. 부하직원은 자신의 보고서를 보면서 상사들이 "얼마나 속이 터지실까?"라는 생각을 해야 한다. 상사들은 모두 다르다는 사실을 받아들여야 한다. 상사들이 틀린 지시를 한다면 잘못된 부분을 바로 잡아서 고칠 수 있지만 부하직원의 생각과 다른 지시를 상사가 하더라도 인정하고 맞추어 나가는 노력을 해야 한다.

저자는 이 책에서 상사에 대한 이해를 전제로 보고를 잘 하는 힘이 어디에서 나오는지 알려준다. 첫째 보고를 하려면 생각하고 고민하는 능력이 필요하다. 보고서의 내용, 보고자의 태도만 보더라도 보고를 하기 위해 얼마나 고민했는지 상사는 알 수 있다. 비즈니스 현장에서 이루어지는 보고는 전략적 구상이 필요하다. 보고 스킬이 아무리 좋아도 보고의 내용이 부실하면 좋은 결과를 만들 수 없다. 둘째 폭넓은 정보를 수집하는 능력이 필요하다. 독불장군 스타일로 직장에서 성공하기는 어렵다. 서로 다른 입장에서 의견을 조율하고 설득력을 높일 수 있는 정보가 어디 있는지, 또 정보를 누구에게 얻을 수 있는지 알아야 한다. 상사는 남들보다 빠르게 새로운 정보를 제시하는 직원을 신뢰한다. 셋째 빠른 눈치도 능력이다. 눈치만 빠르다고 인정받는 것은 아니다. 직장인에게 필요한 여러 가지 역량을 갖춘 상태에서 눈치가 빠른 직원이 보고를 잘 할 수밖에 없다.

저자는 이 책에서 성공적인 보고를 위한 3가지 원칙을 제시한다. 보고할 내용을 구상한 다음 상사에게 보고할 때는 단순함, 객관성, 배려의 원칙을 적용해야 한다. 상사가 궁금해 하는 것 중 먼저 보고해야 할 것을 고려하는 단순함의 원칙, 객관적이고 구체적인 근거제시를 위한 객관성의 원칙, 보고 타이밍 및 상사의 스타일의 다름을 아는 배려의 원칙이다.
상사가 가장 궁금하게 생각하는 것을 먼저 보고하는 것을 단순함의 원칙, 객관적이고 구체적인 근거를 제시하는 객관성의 원칙, 보고의 타이밍과 상사의 스타일이 다르다는 것을 파악하는 배려의 원칙이라고 한다. 3가지 원칙만 제대로 적용하면 누구나 성공적인 보고를 할 수 있다.

보고서의 형식이나 보고서 작성법을 이론적으로 설명하지 않고 실제로 직장에서 발생하는 커뮤니케이션 문제를 해결하는 방법과 성공적인 보고를 위해서 고려해야 할 것을 상사와 부하직원의 입장에서 알려준다.

어떻게 보고하면 좋을까?

출근하기 전날부터 다음날 상사에게 보고해야 할 일에 걱정이 앞서는 건 직장인들이 겪는 대표적인 스트레스 중 하나다. 오늘은 또 어떤 꼬투리를 잡혀 얼마나 깨져야 하는지 또 자존심을 얼마나 긁히게 될지 걱정하면서 무거운 발걸음으로 직장으로 향하는 게 우리네 직장인의 모습이다.

보고서를 손에 들고 상사에게 보고하러 갈 때마다 말도 안되는 논리로 우기는 상사, 불가능한 일도 무조건 하라고 억지부리는 상사, 부하직원의 의견을 묵살하거나 자기 의견만 일방적으로 주장하는 상사, 일관성 없이 지시가 자주 바뀌는 상사, 정확한 방향을 알려주지도 않으면서 꼬투리만 잡는 상사, 인격모독을 자주 하는 상사, 전문적인 업무에 대한 이해가 전혀 없는 상사, 예측 불가능한 상사, 말로만 자율적이고 실제로는 권위적인 상사 등 다양한 상사들의 모습을 대하며 스트레스를 받고 크게 좌절한다.

또 어느 정도 시간이 지나 그런 상사의 스타일에 적응되었다 싶으면 스타일이 다른 상사가 나타나 그게 아니라고 지적하기 시작한다. 도대체 어느 장단에 맞추란 말인가? 상사마다 원하는 보고의 형태와 내용이 다르니 누구의 말에 따라야 할지 헛갈리기만 하다.

이 책은 상사가 좋아하고 싫어하는 보고의 유형, 상사 입장에서 보고 내용을 정리하는 실무적인 방법을 알려준다. 성공적인 대면 보고를 위한 필수 원칙과 상사의 마음을 읽는 법 등을 통해서 인정받는 효과적인 보고의 방법에 대해 자세히 설명한다.