아마존처럼 회의하라

아마존은 왜 파워포인트를 없앴을까?
1페이저, 6페이저 자료 작성법

2006년 무렵 제프 베조스는 항목별 자료 작성을 금지하고 서술형으로 작성하는 것을 규칙으로 정했다. 저자는 파워포인트 자료가 행간을 제대로 읽어내기가 어렵고, 누가 읽느냐에 행간에 대한 이해도 다를 수 있을 뿐 아니라 나중에 회의 자료를 들춰봤을 때 어떤 내용이었는지 기억하기가 어렵다고 지적한다. 이러한 단점을 보완한 것이 바로 아마존의 1페이저, 6페이저 자료 작성법이다.
아마존식 자료 작성법은 그동안 여러 책에서 언급되었지만, 노하우와 사례가 제대로 알려지지 않았다. 《아마존처럼 회의하라》는 간단한 보고를 담는 1페이저, 규모가 큰 보고를 담는 6페이저의 형식에 따라 어떤 내용을 어떻게 기입해야 효과적인지 실제 사례와 노하우를 상세하게 전해준다. 아마존에서 신규 프로젝트가 론칭될 때 항상 사용되는 보도자료 형식 역시 작성 예시와 함께 공개된다. 저자가 좋은 회의 자료를 준비하기 위해 스스로 고안한 템플릿도 책에서 확인할 수 있다.
아마존식 자료 작성법에서 절대 놓쳐서는 안 되는 개념이 있다. 씽킹 백워드(or 워킹 백워드)라는 개념으로 거꾸로 생각하기다. 일반적으로 계획을 세울 때는 현재의 능력과 시장 환경을 고려해서 작성한다. 그런데 아마존은 처음에 목표를 정해두고, 이를 위한 무엇을 해야 할지 거꾸로 생각하는 것이다. 아마존에서는 뭔가를 생각하거나 제안할 때 거꾸로 생각하는 접근법을 당연하게 여기고 회의 자료도 이런 사고방식에 따라 만들어진다. 여기에서도 볼 수 있듯이 아마존의 고객 중심주의가 회의에서도 고스란히 적용된다. 아마존의 혁신적인 성과가 바로 이러한 회의 방식에서 비롯되었다고 저자는 평가한다.

의사결정, 아이디어 도출, 진척 관리
아마존식 회의법의 모든 것!

회의는 크게 네 가지로 분류할 수 있다. ‘의사결정 회의’, ‘아이디어 도출 회의’, ‘정보 전달 회의’, ‘진척 관리 회의’. 그렇다면 이 중에 가장 불필요한 회의는 무엇일까?
저자는 대표적으로 정보 전달 회의를 꼽는다. “관련된 사람에게 직접 전달하면 될 내용을 일부러 시간을 내서 모든 사람을 불러 모으는 것은 낭비”기 때문이다. 반대로 늘려야 하는 것도 있다. 아마존에서는 1주일에 1회, 혹은 2주일에 1회 정도 직속 상사와 부하 사이에 개별적으로 미팅이 이뤄지는데, 이 미팅이 밀도 높은 커뮤니케이션을 가능하게 해준다. 이러한 원온원 미팅 방식이 “당사자에게 정보를 제대로 전달하고 또 끌어낼 수 있다”고 저자는 말한다.
책의 2장부터는 본격적으로 아마존식 회의 방식이 소개된다. 사안을 적확하게 결정하기 위한 기본적인 회의 진행 방식을 정리하고, 또 논의를 활성화시키는 진행 요령에 관해서도 소개한다. 3장에서는 아이디어를 도출하기에 좋은 브레인스토밍과 직장을 떠나 이루어지는 오프사이트 미팅에서 주의할 사항을 다룬다. 4장에서는 PDCA 주기를 돌리기 위해 회의에서 정해야 할 내용과 프로젝트를 확실히 수행하기 위한 방법을 해설한다. 5장에서는 아마존에서 주창한 리더십 원칙 중에서 회의와 관련된 항목을 추려서 소개한다.
왜 회의에 관한 책에서 아마존의 리더십 원칙을 소개하는 것일까? 저자는 아마존의 모든 사내 시스템은 ‘OLP(Our Leadership Principles)’라는 리더십 원칙을 기반으로 설계되어 있다고 설명한다. 또한 이러한 원칙에 대한 고민 없이 형태만 흉내 내어 아마존 회의를 도입해봤자 제대로 기능할 수 없다고 말한다. 좋은 회의란 회사가 추구하는 가치와 회의 방식이 통합적으로 고려되어야 함을 알 수 있다.

불필요한 회의에서 혁신은 생겨나지 않는다
비대면 시대, 리더의 필독서!

코로나19를 계기로 사회 전반적으로 회의 방식이 재검토되고 있다. 줌(Zoom)처럼 인터넷을 이용한 회의가 적극 시도되고 있다. 그럼 우리가 생각하는 회의의 모습이 완전히 바뀌게 될까? 저자는 방법이나 도구는 바뀌더라도 바람직한 회의의 모습이나 회의의 의미는 바뀌지 않을 것으로 내다본다. 여러 사람이 하나의 의제를 검토하고 결정하거나 아이디어를 도출하는 행위는 앞으로도 계속되겠지만 불필요한 회의는 차츰 실행되지 않을 것이라고 말한다. 오히려 지금이야말로 회의를 재검토할 기회인 것이다.
《아마존처럼 회의하라》는 기업에서 왜 회의를 하는지, 그 본질을 생각하게 해준다. 새로운 기획과 아이디어를 생각하고, 사업 계획을 검토하며, 결정을 내리고, 진척 상황을 확인하는 등등, 회의를 얼마나 신속하고 정밀하게 실행할 수 있느냐가 프로젝트의 성패를 좌우한다고 책은 강조한다. 아마존은 방대한 프로젝트와 회의를 어떻게 다듬을 것인지 고민하고 실행해온 기업이다. 그런 시행착오가 아마존식 회의법으로 정리된 이 책은 회의 때문에 고민하는 모든 직장인에게 어떤 식으로든 도움을 줄 것이다.