목마른 사슴이 우물을 찾듯이,
리얼 100% 실전형 보고법에 목말라했던 독자들이라면!
1년 열두 달 기획과 보고서 작성, 보고와 프레젠테이션 업무가 쳇바퀴 돌 듯 반복되는 직장인들의 일상. TV 속 주인공들처럼 키보드 앞에서 떡가래 뽑듯 기획안과 보고서를 술술 뽑아내고, 보고나 프레젠테이션을 김제동이나 최진기처럼 눈앞에 놓인 상대를 홀려가며 할 수 있다면 얼마나 좋겠냐마는 한 소리 안 듣는 것만 해도 다행인 것이 직장인들의 현실! 도대체 기획이나 보고서 작성, 구두보고 등이 이토록 직장인들을 힘들게 하는 이유는 무엇일까? 다른 거 없다. 나 아닌 상사를, 이해관계자들을, 조직을 만족시켜야 한다는 무겁고도 무거운 의무감 때문에 고민과 번뇌를 거듭하게 되는 것이다.
논리적인 내용구성은 물론 안팎으로 구색까지 맞춰야 하니 애당초 쉬울 순 없는 일, 그럼 어떻게 이 난관을 헤쳐가야 할까? 이 책은 바로 그 ‘어떻게’라는 혈을 야무지게 찔러줌으로써 꽉 막혔던 당신의 ‘기획력’과 보고서 작성을 포함한 ‘보고력’이 혈기 있게 살아나도록 돕고 있다. 저자는 단언컨대 ‘보고는 비즈니스의 종합예술’이라고 강조한다. 완벽한 보고를 위해서는 기획력을 바탕으로 한 내용과 콘셉트, 그것들을 효과적으로 받쳐줄 보고서의 틀, 보고서의 효과를 극대화하는 최강의 보고법(또는 프레젠테이션)이 3단 콤보로 궁합을 맞춰야 한다는 의미다. 그래서 이 책은 보고와 관련된 업무의 흐름을 크게 ‘기획’, ‘각종 보고서 작성법’, ‘실전 보고법’ 등 3개의 파트로 나누고, 각 파트별로 기본지식과 실전 노하우는 물론, 업무현장에서 바로 써먹을 수 있는 다양한 예시와 실무 팁들을 꾹꾹 눌러 담아 제시하고 있다.
지금까지 우리 업무현실과 잘 맞지 않는 외국 번역서나 마케팅 PT에 쓰이는 화려한 보고서 작성법에 중점을 둔 책에 적잖이 실망하고, 리얼 100% 실전형 보고법 책에 목말라 했던 독자들이라면 이 책이 그 목마름을 해갈해주는 옹달샘처럼 느껴질 것이다.
당신을 보고의 끝판왕으로 만들어주는 3단 콤보 맞춤 가이드!
이 책에는 기본적인 보고서(1페이지 보고서, 파워포인트 보고서)를 포함해 품의서, 기안문(공문), 이메일 보고서, 사업제안서 등 실전에서 쓰이는 거의 모든 보고서에 대한 작성 노하우와 보고법에 대한 실전 팁들이 담겨있다. 또 1페이지 보고서를 수월하게 파워포인트 보고서로 바꾸는 방법도 알려준다. 특히 이 책은 직장인들의 역량 차이가 가장 크게 드러나는 기획형 보고와 개선/제안형 보고에 상당 부분을 할애하고 있다. 여기에는 단순히 보고의 수준을 높이는 차원을 넘어 보고를 비즈니스 성공의 발판이자 매개체로 이용하라는 의도가 담겨 있다.
그래서 이 책의 첫 단계(Part 1)인 ‘기획 및 문제해결 역량 높이기’에서는 기획의 뼈대를 세밀하게 설명한다. 골프를 배울 때 세밀한 스윙동작을 몇 달에 걸쳐 연습해야만 필드에서 간지 나는 나이스 샷이 나오듯이, 눈이 번쩍 뜨이는 보고서를 쓰기 위해서도 그와 비슷한 과정이 필요하기 때문이다. 우리는 월차 하나를 내더라도 상사의 눈치를 본다. 하물며 보고 관련 일이라면 더 말할 필요가 있을까? 좋은 보고서를 뽑아내려면 당연히 상사나 최종의사결정권자 또는 조직이 현재 어떤 상황에 놓여있는지 분석하고, 진짜 문제나 원인이 무엇이며, 그 문제를 해결하려면 어떤 대안이 필요한지를 분석해보아야 한다. 이런 과정을 건너뛰고 겉만 번지르르하게 작성한 보고서는 ‘속 빈 강정’과 다를 바 없다. 이것이 바로 이 책의 첫 단계에서 보고의 출발점이 되는 ‘입체적 상황분석’, ‘근본원인을 파악하고 전략을 세우는 방법’, ‘창조적 발상력과 문제해결력을 높이는 방법’ 등을 설명하는 이유다.
그 다음 단계(Part 2)는 ‘보고서 작성 수준 높이기’다. 여기서 독자들이 주목해야 할 점이 있다. 이 책에서 제시하는 보고서 작성법이나 보고서 샘플들은 ‘화려함’보다는 ‘심플함’과 ‘깔끔함’을 강조하고 있다는 것이다. 그 이유는 간단하다. 이 책은 ‘100% 실전형 보고서’를 지향하기 때문이다. 보고의 목적이 무엇인가? 한마디로 ‘통(通)’이다. 상사나 의사결정권자, 이해관계자 등이 바라는 것과 내가 보고서에서 제시한 방향이 ‘통’해야 한다는 것이다. 이때 필요한 것은 ‘화려함’이 아니라 ‘간결/명료함’과 ‘여백의 미’ 그리고 ‘작성속도’다. 상사는 보고서가 언제 완성될지 몰라서 궁금함을 꾸역꾸역 참고 있는데, ‘내가 파워포인트의 신세계를 보여주리라’ 하는 마음으로 보고서를 한 땀 한 땀 꾸미다가는 좋은 소리 듣기 쉽지 않다. 그래서 이 책은 철저히 상사 또는 최종 의사결정권자의 니즈와 기대감에 최적화된 보고서 작성법에 초점을 맞췄다. 물론 당연히 보고서를 상황에 맞춰 효과적/효율적으로(과하지 않게) 꾸미는 방법도 알려준다. 하지만 핵심은 ‘꾸미기’가 아니라 ‘최적의 콘텐츠를 가장 효율적으로 전달하는 방법’에 있다는 이야기다.
이 책의 마지막 단계(Part 3)는 ‘보고 및 프레젠테이션 노하우’다. 저자는 이 책에서 보고는 ‘보고서 50%+보고법 50%’라고 강조한다. 아무리 보고서를 잘 만들고 그 안에 알찬 기획과 대안을 담더라도, 실제 구두보고나 프레젠테이션에서 흔들리는 모습을 보인다면 보고의 성공확률이 반감될 수 있다는 의미다. 따라서 이 단계에서는 기본적인 발성법부터, 최적의 보고시점과 보고방법, 긴장하지 않고 보고나 프레젠테이션을 하게 해주는 실전 팁들을 알려준다.
이 책은 국내 최고의 이러닝 사이트인 크레듀와 휴넷에서 서비스되어 수만 명의 수강자들로부터 호평을 받은 인기 강의 ‘최강 보고법’을 기본으로 한다. 물론 저자의 직강 콘텐츠다. 여기에 저자가 20여 년간 다양한 조직에서 기획 및 보고업무를 하면서 얻은 깨달음, 그 후 기획/보고 관련 강의를 하며 연구하고 피드백 받은 내용들, 경영 컨설팅을 하는 과정에서 얻은 노하우들을 아낌없이 방출했다. 이제 기획력 따로, 보고서 작성법 따로, 보고법 따로 공부했던 힘든 과거는 잊자. ‘기획 → 보고서 작성 → 보고법(프레젠테이션)’의 과정이 3단 콤보로 이루어진 이 책 한 권으로 당신도 보고의 끝판왕이 될 수 있으므로. 마지막으로 이 책의 의미를 종합적으로 설명한 저자의 말을 옮겨본다.
“기획/보고 관련 강의를 하러 가면 ‘보고서 꾸미는 법만 가르쳐 주세요’라는 요청을 많이 받습니다. 그런데 진짜 기획이나 보고를 잘하려면 입체적인 상황분석과 원인파악은 물론, 핵심에 집중하는 힘과 창조적 발상역량을 고루 갖추어야 합니다. 그 다음에 이것들을 잘 담을 수 있는 보고서 형식과 실전에서 상대를 설득하는 메시지 구성법 등을 고민해야 합니다. 그렇기 때문에 보고를 ‘비즈니스의 종합예술’이라고 하는 것입니다. 이 책은 바로 이러한 관점에서 쓰였습니다.”
◈ 책 속으로
기획은 뭔가 멋지고 화려하고 복잡해야 한다는 고정관념을 가지고 있는 사람이 많다. 그러나 이러한 고정관념으로 보고서나 기획안을 작성하면 다음 그림과 같이 구색 맞추기와 데코레이션 현상이 발생할 가능성이 크다. 또한 정확한 문제해결 방안이 준비되어 있지 않거나, 자신이 제시한 문제해결 방안에 대한 자신감이 없을 때도 같은 현상이 발생한다.
실패하는 기획안은 대체로 복잡하다. 그런 기획안들은 보통 2~3가지의 변수를 동시에 충족해야 달성이 가능한 구조로 되어 있는데, 현실에서는 그것들을 모두 충족시키기가 매우 어렵다. 특히 스타트업들의 사업계획서에서 이러한 사례를 자주 접할 수 있다. 이런 경우 사업모델은 좋은데 2가지 이상의 변수가 동시에 충족되지 않으면 현실에서 작동하지 않는다는 문제가 발생한다. 세상이 자신의 뜻대로 움직일 것이라는 생각은 기획에서는 치명적인 실패요인이 된다. 꿈은 멋지게 꾸되 가정은 냉철해야 한다. 따라서 다음 그림과 같이 변수를 단순화함으로써 한 가지 변수만 충족하더라도 기획 또는 사업계획의 결과가 성공적으로 산출될 수 있도록 해야 한다.
＜Part 1 기획 및 문제해결 역량 높이기＞ 중에서
1페이지 보고서와 파워포인트 보고서는 구조상의 차이가 있을 뿐 본질적으로 다르지 않다. 즉, 다음 쪽 그림과 같이 1페이지 보고서에 정리된 각각의 핵심내용을 파워포인트 보고서 각 장표의 헤드메시지로 옮기고, 1페이지 보고서의 근거가 되는 첨부문서의 내용을 파워포인트 보고서 헤드메시지 아래에 도표 등으로 배치하면 결국 본질적으로 같은 보고서가 되는 것이다. 반대로 파워포인트 보고서를 1페이지 보고서로 바꾸는 경우에는 헤드메시지를 핵심내용으로, 헤드메시지 아래에 배치한 도표 등의 내용을 첨부문서로 옮겨오면 된다. 이러한 구조를 이해하면 2가지 형태의 보고서를 서로 편리하게 변환해 활용할 수 있다. 특히 1페이지 보고서는 잘 쓰는데 파워포인트 보고서 작성은 어렵다고 생각하는 실무자라면 이 방법이 큰 도움이 될 수 있다. 그럼 다음 샘플을 기준으로 1페이지 보고서를 파워포인트 보고서로 변환하는 방법을 구체적으로 살펴보자.
＜Part 2 보고서 작성수준 높이기＞ 중에서
파워포인트 보고서의 헤드메시지가 결정되면 그에 맞는 시각적인 자료를 활용해야 한다. 이때 자료의 활용목적은 데이터가 아니라 전달하려는 메시지와 연계된 ‘근거’를 제시하는 데 있음을 명심해야 한다. 따라서 시각적인 자료는 메시지를 최대한 강조할 수 있는 것을 선택해야 한다. 예를 들어 다음과 같이 ‘A 사와 B 사의 지역별 판매비율’이라는 정보가 있을 때는 어떤 자료를 선택해야 할까? 이런 경우 먼저 전달하려는 메시지가 무엇인지부터 생각해야 한다. 위의 정보는 결국 A 사는 대구에서, B 사는 부산에서 판매비중이 가장 높다는 점을 강조하고 있으므로 다음 그림과 같이 ‘백분율 기준 누적 가로 막대그래프’를 활용하는 방법이 가장 효과적이다.
＜Part 2 보고서 작성수준 높이기＞ 중에서
좋은 발성과 발음은 매우 중요한 프레젠테이션 요건이다. 발표자의 발성과 발음에 따라 청중의 몰입도가 달라지기 때문이다. 사실 필자는 어릴 적부터 발음이 좋지 않았다. 혀도 짧은 데다 성격까지 급해서 말을 빨리 하다 보면 발음이 꼬여서 필자의 어머니조차 무슨 말을 하는지 알아듣지 못하실 정도였다. 필자도 이 사실을 알고 있었지만 쉽게 고쳐지지 않아서 꽤 오랫동안 고생을 했다. 특히 군 생활을 할 때가 힘들었다. 그 중에서도 가장 곤혹스러웠던 일은 새벽까지 일직사관을 서고 다음날 구령대 위에서 아침점호를 해야 할 때였다. 보통 아침점호 시에는 100여 명의 병사들을 뒤로 돌아서게 해서 함성을 지르게 했는데, 이때 필자가 ‘뒤로 돌아’라는 구령을 혀 짧게 “뒤도 도닷~!” 하고 발음하면 병사들이 터져 나오려는 웃음을 애써 참아내곤 했다. 군 생활 내내 연습해보았지만 이 ‘뒤도 도닷!’이라는 발음은 영 고쳐지지가 않았다. 그랬던 필자가 지금은 발음을 고쳐서 강의도 많이 하고 평가도 잘 받고 있으며, e-러닝 촬영에 TV 촬영까지 하고 있으니 일종의 인간승리라고 볼 수 있지 않을까? 필자에게 이런 결과를 안겨준 발음교정 비법이 바로 ‘아에이오우 훈련법’이었다. 입을 크게 벌리면서 ‘아!’, ‘에!’, ‘이!’, ‘오!’, ‘우!’라고 천천히 또박또박 발음하는 훈련을 한 것이다. 이때 울림이 있어야 한다는 것이 매우 중요하다. 울림이 있다는 것은 목에 힘을 빼고 내 성대가 가장 자연스럽게 작동되는 상태를 의미한다.
＜Part 3 실전 보고 및 프레젠테이션 역량 높이기＞
